تحصيل ديون الشركات: متى تبدأ بالإشعار ومتى تنتقل للدعوى؟

يؤثر تأخر العملاء أو الشركاء عن سداد الديون على التدفق النقدي والاستقرار المالي للشركات، ويجب التعامل معه بشكل منظم ووفق خطوات قانونية مدروسة. ويبدأ تحصيل ديون الشركات بمراجعة وتقييم المستندات التي تثبت المديونية لمعرفة مدى ثبوت هذه المديونية واستحقاقها والمسار الأنسب لتحصيلها، ومن ثم إرسال مطالبة أو إشعار قانوني للطرف المدين، وفي حال لم يستجب المدين وكانت المستندات تتطلب تصعيد قانوني قد ننتقل من المطالبة إلى دعوى مالية أو طلب تنفيذ في حال كان لدى الشركة سند تنفيذي صالح. يهدف هذا المقال إلى توضيح الحالات التي تبدأ فيها الشركة بتقديم الإشعار القانوني ومتى يتم التصعيد بإجراءات الدعوى أو التنفيذ.

خدمة تحصيل ديون الشركات…

تحصيل الديون هي عملية استرداد المستحقات المالية الناتجة عن التعاملات التجارية للشركة، سواء كانت بين الشركات أو مع العملاء أو الشركاء، وينشأ الدين التجاري نتيجة وجود حق مالي في إطار علاقة تجارية في حالات مثل:

• وجود عقد توريد شركة وردت بضاعة لشركة أخرى وتم الاتفاق على السداد خلال مدة محددة ولكن المبلغ لم يدفع.

• شركة قدمت خدمات تقنية، استشارية، تسويقية، قانونية، أو غيرها ولم يتم دفع قيمة الخدمة.

• وجود فواتير مستحقة أو إثباتات تسليم أو مراسلات تساعد في إثبات الدين التجاري.

• مطالبات مالية نتيجة التزامات نصت عليها اتفاقية شراكة.

• المقاولات أو التوريدات في حالة مقاول أنجز عمل أو مورد سلم مواد ولكن مستحقاتهم لم تدفع بعد.

• وجود سندات أو شيكات لمبالغ مستحقة الدفع.

تختلف متابعة الديون المستحقة إداريا عن خدمة تحصيل الديون، حيث أن خدمة تحصيل الديون تبدأ في حال كان هناك تأخير في السداد وإنكار أصل الدين أو الاعتراض على قيمة المبلغ. يمكن طلب الخدمة أيضا في حالة وجود إشكاليات تتطلب اجراءات قانونية لتلك المطالبات المالية ومن ثم رفع دعوى لحماية حق الشركة واسترداد مستحقاتها بالطرق القانونية مع العلم أن التعامل المبكر مع الدين يساعد في اتخاذ القرار المناسب.

متى تبدأ الشركة بالإشعار القانوني؟

لا يتطلب كل تأخير في السداد إرسال إشعار قانوني بل يجب التأكد من وجود دين مستحق بالفعل ومراجعة العقد والتأكد من أن موعد الدفع قد حل ولم يتم السداد، بعدها تبدأ الشركة بتقديم إشعار قانوني في الحالات التالية:

• عندما يكون الدين موثق بعقد أو مستندات والطرف الآخر تأخر في السداد، مثلا في حال وجود فاتورة خدمات مقدمة من شركة لأخرى ولم يتم سدادها بعد أو وجود عقد ينص على موعد سداد واضح.

• عندما تريد الشركة إثبات أنها طالبت الطرف الآخر بالسداد قبل التصعيد واتخاذ اجراءات قانونية، ويكون الإشعار هو الدليل بالمطالبة بالسداد.

• عندما تحتاج الشركة إلى خطوة رسمية قبل الدعوى وتكون في حال كان هنالك متطلبات تجعل الإنذار أو الإشعار السابق مهم.

• في حال وجود تعاملات تجارية مستمرة وترغب إدارة الشركة في محاولة حل النزاع دون الذهاب مباشرة للمحكمة.

  الإشعار القانوني ليس خطوة شكلية أو مجرد رسالة تذكير، بل إجراء قانوني يجب صياغته بدقة بناءً على المستندات وطبيعة الدين والعقد.

متى لا يكفي الإشعار القانوني؟

الإشعار القانوني هو بمثابة إنذار رسمي من الدائن للمدين بوجوب سداد الدين، ويكون خطوة فعالة في حال كان المدين مستعد للسداد، أما في حالات أخرى فلا يكفي الإشعار القانوني مثل:

• عدم الاستجابة للإشعار حتى بعد مرور المهلة المحددة أو في حال أنكر الدين كله أو جزء منه.

• وجود نزاعات حول جودة الخدمة أو البضاعة مثلاً الخدمة لم تنفذ كما نص العقد وجود عيب في الأعمال المنفذة.

• الحاجة الفورية لحماية حقوق الشركة أو وقف ضرر قائم دون انتظار انتهاء جميع محاولات التحصيل.

• إذا كان الدين كبير ومرتبط بعقد تجاري مهم أو إذا اقتربت مواعيد أو مدد نظامية يجب الانتباه لها.

في هذه المرحلة تحتاج الشركة إلى مراجعة الملف من قبل محامي مختص لتحديد المسار المناسب سواء كان تفاوض، دعوى، أو تنفيذ.

دور محامي تحصيل الديون في دراسة الملف

يكمن الاستعانة بـ محامي تحصيل ديون لاختيار المسار القانوني الأنسب في كل حالة من خلال:

• فهم الملف وطبيعة العلاقة التجارية بين الطرفين.

• تحديد سبب نشوء الدين

• مراجعة المستندات مثل:

  • عقود

  • فواتير

  • أوامر الشراء

  • سندات الاستلام

  • المراسلات

  • الإقرارات والشيكات.

الهدف من مراجعة هذه المستندات هو تقييم مدى قوة المطالبة ليعلم إذا كان الدين ثابت ومستحق وأن الشركة نفذت جميع التزاماتها.

بعد المراجعة يتم تحديد إذا كان الملف يحتاج إشعار أو دعوى مطالبة مالية أو حتى طلب تنفيذ في حال كان هناك سند تنفيذي صالح. وبعد الانتهاء من تحديد المسار المناسب يُعدّ محامي تحصيل الديون الخطابات والمذكرات القانونية كما يُعِدّ الإشعارات والمطالبات، ويعمل على تفادي الأخطاء التي تضعف موقف الشركة.

متى تتحول المطالبة المالية إلى دعوى؟

تتحول المطالبة المالية إلى دعوى في حال كان الدين متنازع عليه مثلا:

• إنكار الطرف الآخر وجود دين من الأساس.

• رفض المدين السداد بشكل مباشر دون الخوض في تفاصيل الدين أو الوعود بدفعه والمماطلة.

• عدم وجود سند تنفيذي يضمن الحق بسداد الدين.

كما أن ليست كل مطالبة مالية تصلح للتنفيذ مباشرة. أحيانًا تحتاج الشركة أولًا إلى دعوى لإثبات الحق قضائياً، ثم بعد صدور حكم يمكن الانتقال إلى التنفيذ، و تحتاج إلى دعوى أيضاً في حال كان الطرف الأخر ينازع في قيمة المبلغ وصحة الالتزام أو طبيعة العلاقة إذا كانت تجارية أم مدنية.

متى يمكن الانتقال إلى التنفيذ بدل الدعوى؟

يمكن الانتقال إلى التنفيذ بدل الدعوى في الحالات التالية:

• إذا كان لدى الشركة حكم نهائي صادر عن القضاء وبالتالي لا يوجد حاجة إلى رفع دعوى مطالبة جديدة لإثبات الدين.

• في حال وجود سند تنفيذي صالح ولا تعتبر كل ورقة تثبت الدين مثل العقود والفواتير سندات تنفيذية.

• إذا كان لدى الشركة سند لأمر مستوفٍ للشروط، والعبرة ليست بوجود السند لأمر إنما استيفائه لكافة الشروط القانونية.

• إذا كان هناك شيك أو ورقة تجارية قابلة للتنفيذ حسب الحالة دون الحاجة لدعوى مطالبة جديدة.

• إذا كان المستند يسمح بالتوجه إلى محكمة التنفيذ مباشرة.

• في حال كان لدى الشركة سند وترغب في معرفة إذا كان من الممكن تنفيذه مباشرة ومدى صلاحيته واستيفائه للشروط يمكن التواصل مع محامي تنفيذ في الرياض.

أخطاء شائعة في تحصيل ديون الشركات

من أهم الأخطاء الشائعة التي يجب أن تتجنبها الشركات عند تحصيل الديون التجارية :

• الاعتماد على مكالمات واتساب فقط دون توثيق رسمي لأن الموقف القانوني الأقوى لمن يضمن حقه بالدليل الكتابي مثل العقود المستندات المراسلات.

• عدم وجود عقد واضح يحدد التزامات كل طرف ومواعيد السداد والشرط الجزائي في حال الإخلال بالالتزام.

• عدم حفظ أوامر الشراء أو التسليم، فالعقد وحده لا يوضح دائماً تفاصيل عملية التنفيذ يتم إثبات ما تم طلبه وتسليمه بأوامر الشراء والتسليم.

• إرسال مطالبات غير دقيقة بالمبلغ أو تاريخ الاستحقاق، قد يستغل المدين هذا التناقض في صالحه.

• التأخر في التحرك وترك الدين لفترات طويلة دون متابعة أو مطالبة يضعف الموقف القانوني للدائن أمام القضاء.

• استخدام عبارات تهديدية أو غير مهنية في المطالبة القانونية يجب أن تكون واضحة ومهنية ومبنية على الأدلة، وسلوك الطريق القضائي هو السبيل الوحيد لتحصيل الحقوق.

• في حال عدم مراجعة المستندات قبل التصعيد لتقييم الموقف القانوني والإجراء المناسب،

المستندات المطلوبة لمراجعة مطالبة مالية

تبدأ مراجعة الملف بجمع المستندات التي تثبت أصل الحق ومدى استحقاق الدين، المستندات المطلوبة لمراجعة مطالبة مالية هي:

• العقد أو الاتفاقية لمعرفة الالتزامات المتفق عليها.

• الفواتير لتحديد المبالغ المطالب بها وتواريخ استحقاقها.

• أوامر الشراء لإثبات الطلب أو الاتفاق على التوريد.

• سندات التسليم أو محاضر الاستلام.

• المراسلات في حال كانت تضمن إقرار بالدين أو اتفاق على السداد.

• كشوف الحساب للمساعدة في توضيح العمليات والمبالغ المستحقة.

• أي إقرار بالدين سواء كان بمراسلات أو مستند خاص.

• الشيكات أو السندات لأمر إن وجدت.

• بيانات الطرف المدين ومعلوماته.